การเขียนคำขึ้นต้น และคำลงท้ายแบบเป็นทางการ จะมีอยู่ สองคำที่ใช้เขียนคำขึ้นต้นในจดหมายคือ To Whom It May Concern, และ Dear …,
การใช้ To Whom It May Concern,
To Whom It May Concern, ใช้ในกรณีที่เราไม่ทราบจริงๆว่างานดังกล่าวขึ้นอยู่กับส่วนงานไหน เช่น เราต้องการลงทะเบียนเรียน แต่เราไม่รู้จริงๆว่าที่มหาวิทยาลัยนั้น สังกัดไหนเป็นผู้รับผิดชอบ ให้เราเขียนขึ้นต้นว่า
To Whom It May Concern, (เรียนท่านที่เกี่ยวข้อง)
แล้วลงท้ายด้วย
Yours faithfully,
แต่ถ้าเรารู้ว่าสังกัดไหนเป็นผู้รับผิดชอบ ให้เราเขียนขึ้นต้นด้วยชื่อสังกัดนั้นๆได้เลย เช่น
Dear Division of Educational Services, (เรียนกองบริการการศึกษา)
แล้วลงท้ายด้วย Yours faithfully,
Yours faithfully, ความหมายคือ ขอแสดงความนับถือ เป็นคำลงท้ายจดหมายนั่นเอง
การใช้ Dear….
คำว่า Dear…, ในคำขึ้นต้นจดหมาย ถ้าเทียบกับภาษาไทย ความหมายก็คือ
เรียน…. ประมาณนั้น
ทีนี้การใช้ Dear…, ของเขา ต่างจาก เรียน…ของเราตรงที่
คำว่า เรียน…ภาษาไทยเรามักจะตามด้วยตำแหน่ง เช่น
เรียน อธิบดีกรมบัญชีกลาง
เรียน อธิการบดีมหาวิทยาลัยพะเยา
เรียน นายกองค์การบริหารส่วนจังหวัดพะเยา
เรียน นายกองค์การบริหารส่วนตำบลแม่กา เป็นต้น
แต่การใช้ Dear…, ในภาษาอังกฤษจะใช้ดังนี้
ถ้ารู้จักชื่อ จะใช้ Dear…, ตามด้วย ชื่อตัว+นามสกุล หรือ คำนำหน้าชื่อ +นามสกุล เช่น
Dear Natasha Romanoff, หรือ Dear Ms. Romanoff,
แล้วลงท้ายด้วย Yours faithfully,
แต่ถ้ารู้จักมักคุ้นกัน จะใช้ Dear ตามด้วยชื่อตัว
Dear Nat,
แล้วลงท้ายด้วย Yours sincerely,
Yours sincerely, กับ Sincerely Yours, สามารถใช้อันไหนก็ได้ค่ะ จะต่างกันตรงที่อันแรกจะเป็นแบบอังกฤษ อันหลังเป็นแบบอเมริกัน
ถ้าไม่รู้จักชื่อ แต่รู้จักตำแหน่ง จะใช้ Dear…, ตามด้วยตำแหน่ง เช่น
Dear the General Manager, (เรียนผู้จัดการทั่วไป)
Dear the Director, (เรียนผู้อำนวยการ)
แล้วลงท้ายด้วย Yours faithfully,
ถ้าไม่รู้จักตำแหน่ง แต่รู้ว่าเป็นผู้ชาย หรือผู้หญิง จะใช้ดังนี้
Dear Sir, (ผู้ชาย)
Dear Madam, (ผู้หญิง)
แล้วลงท้ายด้วย
Yours faithfully,
ถ้าไม่รู้ว่าเป็นหญิงหรือชาย ค่อยเอาอันสุดท้ายนี้
Dear Sir or Madam, หรือ
Dear Sir or Dear Madam, (หญิงก็ได้ ชายก็ดี)
แล้วลงท้ายด้วย Yours faithfully,
คำลงท้ายที่ควรรู้
Yours faithfully, ใช้กับคนที่เราไม่รู้จักมักคุ้น
Yours sincerely, ใช้กับคนที่เรารู้จัก ติดต่อธุรกิจด้วย
Respectfully yours, ใช้กับบุคคลควรแก่การเคารพ หรือผู้ที่มียศสูงๆ แปลว่า “ด้วยความนับถืออย่างสูง
คำว่า Yours sincerely, ที่ใช้กับคนที่เรารู้จัก แต่เนื่องจากเป็นการติดต่อธุรกิจ หรือติดต่ออย่างเป็นทางการ จึงอยากให้ดูดีหน่อย แต่ว่าเราสามารถเลือกใช้คำเหล่านี้แทน Yours sincerely, ได้ เช่น
Yours truly,
Best regards,
Kind regards,
Warm regards,
Thanks again, (จดหมายขอบคุณ)
ความแตกต่างระหว่าง , กับ : การใช้ comma (,) กับ colon 
) จะแตกต่างตรงที่การเป็นทางการทั่วไป กับการเป็นทางการมากๆ
Dear John White, เป็นทางการน้อยกว่า
Dear Mr. White: เป็นทางการมากกว่า
Dear Professor Morgan, เป็นทางการน้อยกว่า
Dear Professor Morgan: เป็นทางการมากกว่า
การเขียนคำขึ้นต้นจดหมาย และคำลงท้ายแบบไม่เป็นทางการ
ส่วนนี้เป็นการเขียนแบบเป็นกันเอง ดังนั้นคำขึ้นต้นกับลงท้ายก็ไม่ต้องพิถีพิถันใดๆทั้งสิ้น
Hi หรือ Hello ตามด้วยชื่อ หรือชื่อเฉยก็ได้ เช่น
Hi, Cindy.
Hello, Dad.
Hi, Mom.
Cindy, เป็นต้น
คำลงท้ายก็แล้วแต่จะใส่สามารถใส่ได้ตามสะดวกเลยค่ะ เช่น
With Love,
Love,
Take Care,
Talk later,
See you!
Lots of Love,
Cheers,
Hugs,
Hugs and kisses,
Bye,
ถ้าเป็นจดหมายขอบคุณ ก็จะลงท้ายด้วยการขอบคุณก็ได้
Thanks,
Thank You,
Credit: Facebook Page วิเทศสัมพันธ์ มหาวิทยาลัยพะเยา International Relations